Mit der umfangreichen Vertragsverwaltung haben Sie alle Wartungstermine im Griff.
Legen Sie einmalig die gewünschten Vertragsarten an (Menu Vertragsarten). Vergeben Sie dort die Kürzel, die Bezeichnungen und den standardmäßigen Prüfintervall.
Nach der Neuanlage eines Vertrags können Sie das Intervall noch ändern.
Vertragsbeginn tragen Sie hier den Beginn des Vertrags ein, z.B. bei einem schriftlichen Vertrag
Vertragsende möchte der Kunde ab einem gewissen Datum nicht mehr von Ihnen geprüft werden, so tragen Sie hier das Datum ein,
Am Folgetag wird der Vertrag automatisch gesperrt, aber alle Daten (Standorte, Prüfdaten, usw.) bleiben für später erhalten.
letzte Wartung tragen Sie Anfangs den letzten Wartungstermin ein, damit der nächste automatisch berechnet wird und in den Listen erscheint.
Zukünftig werden diese Daten automatisch aktualisiert, wenn der entsprechende Vertrag vor dem Rechnungsdruck ausgewählt wird.
nächste Wartung zeigt den nächsten Wartungstermin an
Zusätzlich können die Standorte verwaltet werden.
Vorgehensweise:
In der Wartungsliste werden Ihnen alle fälligen Wartungen, gemäß dem ausgewählten Zeitraum, angezeigt.
Standardmäßig werden der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr vorgegeben.
Eine Eingrenzung nach Prüfer, Vertragsarten, Kundengruppen, Gebietsgruppen, usw. ist zusätzlich möglich.
Tipp 1 - Lassen Sie sich die fälligen Termine für zwei Monate anzeigen.
Die Liste ist immer nach Wohnort und innerhalb der Orte nach Straße sortiert.
So sehen Sie z.B., dass jemand am Ende des Monats und der Nachbar am Anfang des Folgemonats zu prüfen ist.
Damit ist es einfach diese Wartungen gemeinsam zu machen und auf Dauer die Touren zu optimieren.
Tipp 2 - Lassen Sie sich überfällige Termine anzeigen.
Wählen Sie einen großen Zeitraum in der Vergangenheit aus, z.B. das Vorjahr oder die letzten Monate.
Nehmen Sie keine weitere Einschränkung (Prüfer, Vertragsart, usw.) vor.
So werden Ihnen alle Wartungen angezeigt, die laut Computer überfällig sind.
Oft werden so Wartungen aufgespürt, die bereits ausgeführt, aber nicht berechnet wurden.
Tipp 3 - Lassen Sie sich gesperrte Termine anzeigen.
Das sind die „der wäre jetzt fällig, möchte aber nicht“ - Kunden.
Fragen Sie dort mal nach. Laut unseren Kunden lassen sich damit einfach Kunden zurückgewinnen.
Aktualisierung beim Rechnungsdruck
vor dem ersten Rechnungsdruck öffnet sich das Fenster zur Auswahl des betroffenen Vertrags.
Wenn nicht kann dies in den Stammdaten eingestellt werden (Auto-Vertrag markieren).
In Angebot, Auftrag, Rechnung, usw. wird dieses Fenster jederzeit im Menü über Vertragsauswahl geöffnet.
Markieren Sie dort den gewünschten Vertrag, ändern ggf. noch die Menge, usw.
Bei Rechnungsdruck wird automatisch das Prüfdatum in den ausgewählten Vertrag geschrieben und das nächste Datum berechnet.
Es ist nicht erforderlich dies in der Kundenverwaltung vorzunehmen.